A bejövő számlaadatok feldolgozása sok cégnél még mindig kézi, időrabló és hibalehetőségekkel teli folyamat. Az ilyen típusú adatkezelés adatminőségi hibákat, egyeztetési eltéréseket okozhat, ami a könyvelésben, áfa-elszámolásban vagy egy esetleges NAV ellenőrzés során is kockázatot jelenthet. Éppen ezért kulcskérdés az automatizált számlalekérdezés és annak feldolgozása, valamint a strukturált adatátadás.
Az RSM Connectax BYXML egy olyan digitális, adatfeldolgozó megoldás, amely automatizálja a NAV Online Számla rendszeréből elérhető bejövő számlaadatok lekérdezését, majd gépileg olvasható formában, JSON kimenetben adja át az adatokat, hogy az ERP- és könyvelési integráció gyorsan és stabilan valósulhasson meg.
Mely vállalatoknak szükséges a bejövő számlaadatok automatizálása?
Automatizált számlalekérdezés és feldolgozási szolgáltatásunk elsősorban azoknak a vállalatoknak és cégcsoportoknak ideális, ahol a szállítói számlák kezelése időigényes és napi többórányi manuális munkát igényel.
Az alábbi jellemzők alapján gyorsan eldönthető, hogy az Ön vállalatánál is érdemes-e automatizált számlalekérdezési megoldást bevezetni:
- Nagy mennyiségű szállítói számla: ha naponta/heti szinten sok számla érkezik, a NAV Online Számla bejövő számla adatok automatizált lekérdezése látványosan csökkenti az adminisztrációt, és gyorsítja a feldolgozást.
- Fontos a könyvelés és az ERP automatizált adatellátása: ha cél, hogy a NAV-ból lekért számlaadatok gyorsan és megbízhatóan bekerüljenek az ERP rendszerbe, a könyvelési rendszerbe vagy egy adatplatformra, akkor a strukturált adatátadás kulcsfontosságú.
- Szükség van erős kontrollokra és jobb adatminőségre: ha kiemelt szempont a számlaadat egyeztetés, a számlaadatok adatminőség ellenőrzése, az eltérések kiszűrése, illetve a riportok és ellenőrzési listák készítése, az automatizálás stabilabb, auditálhatóbb működést ad.
- Több jogi entitás működik egy cégcsoporton belül: ha több vállalat számláit kell kezelni, akkor fontos, hogy a bejövő számlaadatok elkülönítve, jogi entitásonként külön adatkészletben legyenek elérhetők, így az integráció és a feldolgozás is átláthatóbb.
Connectax BYXML - Érdekel a megoldás
Milyen funkciói vannak az automatizált számlalekérdezés és feldolgozás szolgáltatásnak?
- Automatizált bejövő számlaadat-lekérés (NAV Online Számla integráció)
A szolgáltatás a NAV Online Számla rendszeréből elérhető bejövő számlaadatokat ütemezetten, naponta többször automatikusan lekéri és feldolgozza, így támogatja a NAV bejövő számlák automatizálását, csökkenti a manuális adatgyűjtést, és mérsékli a hiányos vagy eltérő adatokból fakadó könyvelési hibákat és áfa kockázatokat. - Standardizált JSON kimenet – gyors ERP és könyvelési integráció
A tisztított, strukturált JSON számlaadat ideális alap ERP integrációhoz NAV számlaadatokkal, könyvelési rendszer integrációhoz, valamint adatplatform-bekötésekhez. A standardizált kimenet stabil alapot ad az automatizált kontrollokhoz, számlaadat-egyeztetéshez, adatminőség-ellenőrzéshez és a riportoláshoz. - Jogi entitásonként elkülönített adatkészletek
Cégcsoportok és több jogi entitás esetén is átlátható, jól szeparált számlaadat átadást támogat, így a NAV bejövő számlaadatok feldolgozása jogi entitásonként elkülönítve, rendezett módon valósítható meg. - Dedikált, titkosított sFTP tárhely – biztonságos adatátadás
A generált adatkészletek a Connectax által biztosított dedikált, titkosított sFTP tárhelyen érhetők el, ami biztonságos adatátadást és kontrollált, automatizálható adatfolyamot tesz lehetővé az ERP- és könyvelési rendszerek felé (pl. titkosítás, auditálhatóság, hozzáférés-kezelés). - Felhőalapú működés, folyamatos elérés (SaaS)
A Connectax platform szolgáltatásai felhőalapú (SaaS) módon érhetők el, helyi telepítés nélkül, gyors onboardinggal, rövid átfutási idővel vállalati környezetben is skálázható működéssel. - Szakértői támogatás igény szerint
A szolgáltatás bevezetése, integrációja és üzemeltetése során technikai és szakértői támogatás biztosítható, opcionálisan kiemelt reakcióidejű támogatási konstrukcióval, valamint integrációs és kontroll-folyamatokra vonatkozó konzultációval.
Manuális számlafeldolgozás: főbb kockázatok és következmények
A bejövő szállítói számlaadatok kezelése és feldolgozása során több tipikus kockázat is felmerülhet, különösen akkor, ha a folyamat részben manuális, illetve ha nemtámogatja azt egy kellően szabályozott számlaadat-egyeztetési folyamat és megfelelő adatminőségi ellenőrzés.
Adatminőségi kockázatot jelenthet, ha a bejövő számlaadatok hiányosak, eltérő szerkezetűek, nem egységes formátumúak. Ilyen esetekben nőhet a könyvelési hibák valószínűsége és akár áfa elszámolási pontatlanságához is vezethet.
A PDF/OCR-alapú feldolgozás csökkentheti a kézi rögzítést, ugyanakkor a partnerenként eltérő számlaképek és a dokumentumminőség miatt az adatkinyerés pontossága változó, ezért jellemzően több kivételkezelést és manuális ellenőrzést igényel. Emellett az OCR-megoldások előzetes paraméterezése és folyamatos karbantartása (pl. sablonváltozások, új partnerek) adatminőségi eltérésekhez, egyeztetési többletmunkához, valamint könyvelési és áfa-elszámolási kockázatokhoz vezethet.
Miért válassza az RSM automatizált számlalekérdezés és feldolgozás szolgáltatását?
Az RSM Hungary digitális csapata a bevezetéshez szükséges technikai és szabályozási előfeltételek felmérését, a megvalósítás szakmai támogatását és a bevezetési lépések koordinációját is biztosítja.
- A Connectax megoldásokat adó- és IT-szakértők fejlesztik, kifejezetten compliance és felhőalapú alkalmazásfejlesztési tapasztalattal.
- A szolgáltatás során kezelt érzékeny számlaadatok védelmét GDPR-kompatibilis adatfeldolgozóként a legszigorúbb elvárások szerint kezeljük.
- Az RSM közel 120 országra kiterjedő nemzetközi hálózata pedig további hátteret és a már létező külföldi megoldások tapasztalataira való rálátást is biztosít partnereink, ügyfeleink számára.
Szeretné a bejövő számlaadatokat automatizáltan, egységes formátumban megkapni?
Biztosítsa a zökkenőmentes a bejövő számlaadatok feldolgozását BYXML megoldásunk segítségével!
