Az adóellenőrzések során a NAV gyakran tár fel olyan adminisztratív hibákat, amelyek kijavítása kulcsfontosságú a szankciók elkerülése és a megfelelés biztosítása érdekében. Az alábbiakban ismertetett eset bemutatja, hogyan lehet hatékonyan és gyorsan kezelni egy nagy volumenű adatszolgáltatási hibát, minimalizálva a kockázatokat és a bírságokat. A téma különösen aktuális, hiszen a NAV 2025-ös ellenőrzési terve szerint az áfabevallás, az összesítő jelentés és az online számla adatok közötti eltérések kiemelt vizsgálati fókuszba kerülnek, és akár célzott ellenőrzést is vonhatnak maguk után.
Az alább bemutatott esett rávilágít arra, hogy a NAV rendszerébe sikeresen beküldött adatok nem feltétlenül hibátlanok. Az adóhatóság fejlett kockázatelemzési mechanizmusai összevetik az online számla adatait az áfa bevallásokkal, és az eltéréseket jogkövetési vizsgálat vagy adategyeztetési eljárás formájában kezelhetik.
Hibás teljesítési dátumok és magas mulasztási bírság kockázat
Egy magyarországi székhelyű vállalkozás nemrégiben egy sürgős kéréssel fordult hozzánk. Társaságnál folyamatban lévő NAV adóellenőrzés során kiderült, hogy a 2021-2022 közötti időszakban kiállított számláik adatszolgáltatása hibás teljesítési dátumokkal került beküldésre az online számla rendszerbe. Bár az adatszolgáltatási kötelezettségét a vállalkozás teljesítette, a téves dátumok miatt a NAV korrekciót és az XML fájlok újbóli beküldését kérte.
A helytelen adatszolgáltatás miatt a NAV akár 1 000 000 forintos mulasztási bírságot is kiszabhat számlánként a 2024 augusztusától kiállított bizonylatok esetében, egy rendeleti szabályozás alapján. 2025 januárjától pedig már az adózás rendjéről szóló törvény 2017. évi CL. is tartalmazza a megemelt bírságtételt. A korábban kiállított számlák esetében a bírság összege legfeljebb 500 000 forint lehet egy-egy számlaadatszolgáltatás után.
A helyzetet tovább bonyolította, hogy a hibás adatszolgáltatás több ezer számlát érintett, amelyeket manuálisan kijavítani szinte lehetetlen lett volna: ilyen volumenben a számláknak a NAV online számla rendszerében érvénytelenítése, majd újbóli adatszolgáltatása űrlap kitöltés útján – a gyakorlatban hatékonytalan és nem kifizetődő.
A manuális módszer legalább három hónap munkaterhelést jelentett volna, miközben az adóellenőrzés szoros határideje miatt az azonnali korrekció volt a cél.
Érdemes megjegyezni, hogy a vállalkozás 2023-tól már helyesen teljesítette az adatszolgáltatást, ugyanakkor ez az eset jól mutatja, hogy az elévülési időn belül a NAV bármikor ellenőrizheti a korábbi időszakokra vonatkozó adatokat. Éppen ezért ajánlott időről időre átfogó adatszolgáltatási ellenőrzést végezni – különösen most, hogy 2025 februárjától elindultak az adategyeztetési eljárások, és 2025-től hatályba lépett az általános mulasztási bírság új, megemelt mértéke. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 229. §-a alapján az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása, vagy a késedelmes, hibás, hiányos, illetve valótlan adattartalmú adatszolgáltatás esetén a bírság számlánként akár 1 millió forint is lehet.
Mi jelentett nehézséget a társaságnál?
Az online számla felületén a hibás adatszolgáltatások módosítása bonyolult és időigényes folyamat lenne, ezért sürgős, automatizált megoldásra volt szükség. Emellett fontos volt, hogy a javítási folyamat minden érintett számlát lefedjen, így biztosítva a NAV számára a helyes adatközlést. Az adóellenőrzés szoros határidői mellett a cég nem rendelkezett olyan technológiai és kapacitási háttérrel, amely lehetővé tette volna az adatszolgáltatások tömeges korrigálását.
Megoldás: automatizált tömeges online számla XML korrekció
Az RSM Hungary tömeges online számla XML korrekciós szolgáltatása kifejezetten ilyen helyzetekre lett kifejlesztve. A probléma gyorsan és hatékonyan orvosolható, az alábbi lépések mentén:
1. Számlaadatok gépi lekérdezése:
- a vizsgált időszak alatti számla információk lekérdezése a NAV online számla rendszeréből, valamint a korrekcióval érintett számlák körének egyeztetése.
- Vállalkozás által a helyes dátum adatok biztosítása az adatszolgáltatások javításához.
2. XML fájlok lekérdezése: Hibásan beküldött XML állományok lekérdezése a NAV rendszeréből.
3. Technikai érvénytelenítés: Korábbi adatszolgáltatások tömegesen érvénytelenítése automatizált megoldással, majd pár kattintással jóváhagyható az érvénytelenítés az adózó részéről.
4. Automatizált korrekció: Egyedi technológiai megoldással XML fájlokban lévő adatok tömeges korrekciója, ezt követően a javított adatszolgáltatások továbbítása a NAV rendszerében gép-gép közötti kommunikáció révén az adatszolgáltatási modul használatával
5. Ellenőrzés és jelentés: Részletes státuszjelentés készítése, amely igazolja, az adatszolgáltatás sikeres beküldését.
Az egész folyamat mindössze 2 munkanap alatt teljesíthető volt automatizált megoldásunk révén.
Tömeges online számla XML korrekció - szakértő segítségét kérem
Eredmény: mulasztási bírság nélküli NAV ellenőrzés
Az Adóhatóság elfogadta a helyesbített XML fájlokat, és az adóellenőrzés során nem szabott ki mulasztási bírságot. A vállalkozás így nemcsak jelentős pénzügyi kockázattól mentesült, hanem az adóhatósági eljárást is zökkenőmentesen zárhatta le. Ügyfelünk kiemelte, hogy a szolgáltatásunk nemcsak a sürgős problémát oldotta meg, hanem átlátható és professzionális támogatást nyújtott egy számára bonyolult technikai kihívás során. A gyors határidőn belüli megoldás nagy értéket jelentett az adóellenőrzés nyomása alatt.
Sikeres adatszolgáltatás nem egyenlő a hibátlan adatszolgáltatással
Ez az eset jól példázza, hogy a sikeresen beküldött adatszolgáltatás nem mindig jelent hibátlan online számla jelentést. Érdemes rendszeresen ellenőrizni adatszolgáltatásaink minőségét, és szükség esetén korrigálni a hibákat, hiszen a NAV fejlett kockázatelemzési rendszere az online számla adatokat összeveti az áfa bevallásokkal, valamint a partnerek által benyújtott belföldi összesítő jelentésekkel (M-lapokkal). Az eltérések esetén az adóhatóság adategyeztetési eljárást indíthat az adatszolgáltatások és a szállítók által jelentett adatok között, vagy akár azonnali jogkövetési vizsgálatot rendelhet el, ha az áfa bevallás adatai nem egyeznek az online számla rendszerben szereplő információkkal.
Az eÁFA rendszer szintén nagymértékben támaszkodik az online számla adatokra, de az elektronikus számlázás és a partnerek automatizált számlaadat-feldolgozása szempontjából is kulcsfontosságú az adatszolgáltatások minősége. Legyen szó hibás dátumokról, helytelen számlaszámokkal történt jelentésekről vagy más adatszolgáltatási problémákról, a hibák hatékonyan orvosolhatók a megfelelő megoldás segítségével. Az adóellenőrzések azonban váratlan kihívásokat hozhatnak, ezért javasolt több évre visszamenőleg átvizsgálni az adatszolgáltatásokat. Így egy esetleges ellenőrzés előtt feltárhatók és korrigálhatók a hiányosságok, minimalizálva a kockázatokat.
