Az adat-előkészítési, tisztítási és átalakítási folyamatok szinte minden vállalatnál jelen vannak, mégis gyakran manuális munkára, Excel-műveletekre és ismétlődő lépésekre épülnek. Legyen szó pénzügyi, HR, értékesítési, beszerzési, logisztikai vagy akár ESG-jelentésekről, az adatfeldolgozás minden területen jelentős manuális munkát igényel: adatgyűjtést, egyeztetést, formázást, validálást, táblák összemásolását, ami ráadásul jelentős hibalehetőségekkel teli folyamat is lehet. Az automatizált riportkészítés ezzel szemben ellenőrzött, reprodukálható és biztonságos működést biztosít. A cél nem csupán a manuális munka kiváltása, hanem egy megbízható, átlátható és skálázható riportkörnyezet létrehozása, amely a szervezet hatékony működését támogatja.
A vállalatok mindennapi működésének középpontjában az adatok állnak. Számos olyan feladat jelenik meg, amely ismétlődő, nagy mennyiségű adat feldolgozását igényli.
Miért éri meg az adat- és folyamatautomatizálásba befektetni?
Az RSM folyamatautomatizálási szakembereinek tapasztalatai szerint az automatizált folyamatok:
- 30–70% időmegtakarítást hoznak a manuális lépések kiváltásával,
- javítják az adatminőséget a beépített validációk és egységesített logikák révén,
- biztosítják a konzisztenciát – ugyanaz a riport minden időszakban azonos szabályok szerint készül,
- átlátható auditnyomvonalat biztosítanak az adatokhoz,
- és felszabadítják a szakmai erőforrásokat, hogy az adat-előkészítés helyett az elemzésre koncentráljanak.
Az automatizálás nemcsak technológiai előrelépés, hanem üzleti szemléletváltás is:
az adat a döntéshozatal kulcsává válik, nem pedig adminisztratív teherré.
Folyamatautomatizálási és optimalizálási megoldások
Hogyan működik egy automatizált adatfeldolgozási folyamat?
Az optimális folyamatautomatizálás több egymásra épülő lépésből áll:
1. Adatforrások integrálása és konszolidálása
ERP, CRM, HR, logisztikai és egyéb rendszerekből érkező adatok egységes szerkezetbe rendezése.
2. Adattisztítás és előfeldolgozás
Duplikátumok kiszűrése, formátum-egységesítés, üzleti szabályok alkalmazása.
3. Validáció és kivételkezelés
Előre definiált ellenőrzési pontok (például adószám-, összeg- és időszakellenőrzés), hibajegyzék készítése.
4. Riport- és kimutatásgenerálás
Automatizált riportok Excelben, PDF-ben vagy vizualizált dashboard formában (pl. Power BI, Tableau).
5. Automatikus ütemezés és értesítések
A folyamat előre beállított időpontokban fut, és értesítést küld az eredményekről vagy a kivételekről
Mindez biztosítja, hogy a riportok időben, azonos minőségben és átlátható logikával álljanak rendelkezésre – függetlenül attól, melyik szervezeti egység használja őket.
Adat- és folyamatautomatizálás - gyakorlati felhasználási területek
Az automatizálás előnyei nem elméleti lehetőségek, hanem a napi riportkészítési és adatfeldolgozási gyakorlatban is mérhető eredményeket hoznak.
Pénzügyi zárások támogatása
A havi és negyedéves zárások során a pénzügyi és kontrolling adatok több forrásból érkeznek – ERP-ből, számlázási rendszerből, költséghelyi nyilvántartásokból és Excel-táblákból.
A manuális egyeztetés időigényes, mert az adatok struktúrája, elnevezése vagy időszak-besorolása gyakran eltér, ezért a zárási riportok összeállítása több munkatárs összehangolt munkáját igényli.
Egy automatizált folyamat ezeket a lépéseket standardizálja: a rendszer a különböző adatforrásokat előre definiált szabályok mentén beolvassa, ellenőrzi az adatok teljességét (pl. hiányzó számla, hibás dátum, duplikált tétel), és egységes formátumban konszolidálja azokat.
A zárási kimutatások (például főkönyvi egyeztetések, költséghelyi összesítések) így mindig azonos logika szerint készülnek el, a hibás sorok pedig automatikusan külön listára kerülnek, megkönnyítve a javítást. A folyamat átlátható, reprodukálható és ellenőrizhető keretrendszerben fut le.
Adózási megfelelés: adózási riportok és bevallás-előkészítés
A különféle rendszeres bevallások és adatszolgáltatások – például havi ÁFA-bevallás, belföldi összesítő jelentés vagy társasági adó-előleg kalkuláció – előkészítése a legtöbb vállalatnál visszatérő, nagy adatigényű folyamat. A legnagyobbkihívás ezekben a riportokban nem a számítási logika, hanem az adatok pontossága és konzisztenciája. Mivel a forrásadatok különböző rendszerekből (ERP rendszer, főkönyvi modulok, számlázó program, Excel-nyilvántartások) származnak, az egyeztetés és hibakeresés sok esetben manuális, táblaszintű folyamat.
Az automatizált ellenőrzési mechanizmusok célja nem a bevallások elkészítése, hanem azok adat-előkészítésének és validálásának támogatása.
A folyamat során a rendszer a bevallási és riportadatokat előre definiált szabályok mentén vizsgálja – például hiányzó vagy hibás adószám, eltérő teljesítési időszak, nem egyező áfaösszeg vagy duplikált bizonylat esetén jelzi az eltéréseket.
Ezeket az eltéréseket automatikusan listázza, így a szakembernek nem több ezer sort kell manuálisan átnéznie, hanem csak a releváns problémákra tud koncentrálni.
Az adatok külső forrásokkal – például a NAV Online Számla vagy a pénztárgépes adatszolgáltatás adataival – való összevetése szintén beépíthető a folyamatba.
Az automatizált riportkészítés a legtöbb manuális műveletet leveszi a szakember válláról, csökkentve a hibaarányt és a bevallás-előkészítési időt.
Egyéb adminisztrációs és vállalati adatfeldolgozási folyamatok
- Az automatizálás nemcsak a pénzügyi és adózási területen hoz kézzelfogható eredményt, hanem számos más szervezeti egység napi működésében is.
A legtöbb vállalatnál több, egymástól független rendszerben és Excel-táblában történik az adatgyűjtés, miközben a vezetői riportokhoz és nyilvántartásokhoz ezekből az adatokból rendszeresen kell kimutatásokat összeállítani.
Tipikus példák a rendszeresen ismétlődő, nagy adatmennyiséget érintő riportfolyamatokra:
- Beszerzési és készletriportok: rendelésállomány, szállítói teljesítések, készletmozgások, árumozgási analitikák egyeztetése több forrásból (ERP, raktárkezelő, Excel).
- Értékesítési és ügyféladat-riportok: árbevétel-összesítések, ügyféltranzakciók vagy árengedmények kimutatása több rendszerből; eltérő termék- vagy partnerkódok egyeztetése.
- HR- és munkaidő-adatok: jelenléti, bér- vagy szabadságadatok riportálása, ha több forrásból (HR-rendszer, bérszámfejtés, manuális Excel) kell egységes kimutatást készíteni.
- Compliance és belső kontrolling kimutatások: szerződésnyilvántartások, kockázati vagy költségriportok előállítása, ahol a forrásadatok több, különböző formátumú állományból érkeznek.
Az automatizáció eredményeként a vállalat különböző területein – legyen az pénzügyi, beszerzési, HR vagy operatív – a kimutatások egységes logika mentén, ellenőrzött adatforrásból készülnek, ezáltal nemcsak a hibalehetőségek és a manuális adatrögzítés terhe csökken, hanem az adatok megbízhatósága és a döntéshozatal minősége is jelentősen javul.
Megtérülő fejlesztés a digitális működés támogatásában
A folyamatautomatizálás a hatékonyság növelése mellett hosszú távú üzleti előnyt is jelent:
- az adatok megbízhatóbbá válnak
- gyorsabb, pontosabb és átláthatóbb adatfeldolgozási környezetet eredményez
- az ellenőrzési folyamatok átfogóbbá és kontrolláltabbá válnak
- a döntéshozatal minősége javul
Az automatizáció egyben a vállalati digitalizációs stratégia meghatározó építőeleme is.
Az automatizáció egyúttal lehetőséget teremt arra, hogy a munkatársak a repetitív, adattisztítási és egyeztetési feladatok helyett nagyobb hozzáadott értékű, elemző tevékenységekre összpontosíthassanak.
A digitalizáció és az adatalapú működés ma már nem versenyelőny, hanem alapfeltétel: a most elindított adat- és folyamatautomatizálási beruházások nemcsak a jelenlegi hatékonyságot növelik, hanem a vállalat adatminőségi, kontroll- és döntéstámogatási képességét is megerősítik a jövőre nézve.
Gyakran ismételt kérdések
Milyen területeken hoz a legtöbb előnyt az adat- és folyamatautomatizálás?
A gazdasági élet minden területén, szektorfüggetlenül, például: pénzügyi, adózási, kontrolling, HR és logisztikai analitikák, kimutatások esetében csökkenti a manuális munkaigényt és javítja az adatminőséget.
Mennyi idő alatt valósítható meg egy folyamatautomatizálási projekt?
A vállalati környezettől függően néhány héttől több hónapig terjedhet, azonban az eredmények gyorsan jelentkeznek.
Milyen típusú forrásadatok dolgozhatók fel az automatizálási folyamatban?
Az automatizált adatfeldolgozási megoldások rugalmasan kezelik a különböző forrásokat: ERP- és számlázórendszerekből, CRM-ekből, adatbázisokból vagy Excel-táblákból származó adatokat egyaránt. A leggyakoribb formátumok kezelése - pl: XML, CSV, XLSX, SQL, JSON - megoldható és API-adatforrások integrálása is lehetséges. Ezáltal egységes, validált adatállomány állítható elő a legtöbb esetben.
