2025. szeptember 15-től a NAV tovább szigorítja az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos szabályokat. A változások célja világos: a NAV még nagyobb hangsúlyt fektet az adatminőségre. A társaságoknak érdemes időben felkészülni a változásra és ellenőrizni az XML-alapú adatszolgáltatásokat, hiszen a hibás online adatszolgáltatás számlánként 1 millió forint bírsággal is járhat.
NAV Online számla adatszolgáltatás – mi változik pontosan?
A NAV közleménye alapján 2025. szeptember 15-étől, tizenöt korábban figyelmeztetésként (WARN) kezelt üzenet ERROR típusúvá minősül, vagyis az ilyen hibákat tartalmazó adatszolgáltatásokat a rendszer ezentúl nem fogadja be. Emellett 3 új WARN üzenet is bevezetésre kerül.
Ezzel a változással a NAV a jövőben még nagyobb hangsúlyt fektet az adatminőségre. A törekvés nem új, hiszen az eÁFA rendszer működése is az Online Számla adatokra épül – a hibás vagy hiányos jelentések így nemcsak a NAV, hanem az adózók számára is kockázatot jelentenek
Mikortól érvényesek NAV Online számla rendszert érintő új szabályok?
- 2025. szeptember 1-jétől a tesztrendszerben már alkalmazhatók,
- 2025. szeptember 15-től az éles rendszerben is kötelezőek lesznek.
Ettől az időponttól kezdve a korábban csak figyelmeztetéssel (WARN) befogadott adatszolgáltatások ERROR üzenettel elutasításra kerülnek.
Mi a különbség a NAV WARN és az ERROR üzenete között?
- WARN (figyelmeztetés): Az adatszolgáltatás megtörténik, de a NAV figyelmeztetést küld, jelezve valamilyen hibalehetőséget. Ezeket is érdemes komolyan venni, mivel gyakran rendszerhibára vagy adatminőségi problémára utalnak.
- ERROR (hiba): Az adatszolgáltatás sikertelen, a NAV rendszere nem fogadja be. Ez hiányzó adatszolgáltatásnak minősül, és bírságalapot képezhet.
A szeptemberi validációs szigorítások XML-adatszolgáltatások és rendszerbeállítások módosítását is szükségessé tehetik. Az RSM adó-IT szakértői csapata automatizált megoldással átvizsgálja az elmúlt 2 évben beküldött számlaadatokat, és megvizsgálja, érintettek-e az újonnan ERROR-nak minősülő üzenetekkel - mindezt úgy, hogy nincs szükség számlalisták vagy riportok átadására. Szükség esetén javaslatot teszünk a technikai beállítások és XML-generálási logika módosítására, hogy megelőzze az adatszolgáltatások elutasítását és az akár számlánként 1 millió forintos bírságot.
Előzze meg az adatszolgáltatás elutasítását - kérjen Online Számla auditot
Hibás NAV online adatszolgáltatás: akár számlánkként 1 millió forintos bírság is kiszabható
A NAV 2024. augusztus 1-jétől szigorúbban lép fel a hiányos vagy téves adatszolgáltatással szemben. A vonatkozó szabályok értelmében adatszolgáltatásonként akár 1 000 000 Ft bírság is kiszabható. Ez különösen azokban az esetekben veszélyes, amikor az ERROR üzenetek miatt a rendszer automatikusan elutasítja az adatokat, az adózó pedig nem észleli időben a hibát.
Milyen validációkat érint a változás?
A 15 érintett hibaüzenet eddig csak figyelmeztetésként jelent meg, szeptembertől azonban megakadályozzák a jelentés sikeres beküldését. A korábbi tervezetben szereplő 21 üzenetből több enyhébb besorolásban marad figyelmeztetésként, illetve három üzenet véglegesen kivezetésre fog kerülni.
Lássunk egy konkrét esetet a szigorítás kapcsán:
- KBAET (közösségi termékértékesítés) választása esetén a vevő áfa jelölése csak egyéb (OTHER) lehet.
Közösségen belüli termékértékesítés esetén a tranzakció jellemzően áfamentes, és a vevőt is közösségi adóalanyként szükséges feltüntetni a megfelelő vevőtípus-kód (OTHER) alkalmazásával. Amennyiben a vevőt tévesen belföldiként (DOMESTIC) jelölik meg, az eddig csupán figyelmeztető (WARN) üzenetet eredményezett, és az adatszolgáltatás ennek ellenére befogadásra került a NAV Online Számla rendszerében. A szeptembertől érvénybe lépő változások értelmében azonban ez már ERROR típusú hibának minősül, amely az adatszolgáltatás teljes elutasítását eredményezi.
A teljes listában szerepel még többek között:
- Eltérés a pénznem (HUF) és a megadott árfolyam között.
- Módosító okirat sorszáma megegyezik az eredeti számláéval.
- A teljesítési időszak záró dátuma korábbi, mint a nyitó dátuma.
- Belföldi fordított adózás jelölése esetén a vevő csak belföldi áfa alany lehet.
Rendszerhibára utalhat a WARN üzenet – érdemes már most kezelni
Bár a WARN típusú hibák nem akadályozzák az adatszolgáltatást, nem szabad figyelmen kívül hagyni őket. Tapasztalataink szerint – ahogy azt a NAV is megerősítette közleményében - sok szervezet nem kezeli kellő súllyal a figyelmeztető üzeneteket, pedig ezek gyakran komoly adatminőségi problémákra vagy rendszerszintű anomáliákra hívják fel a figyelmet.
Az Online Számla rendszer auditjai során a 15 új ERROR üzenettől függetlenül is gyakran tapasztaljuk, hogy hiányoznak kötelező adatszolgáltatások, vagy nem megfelelő adattartalommal történik a beküldés. Ezek a hibák belső ellenőrzés hiányában jellemzően csak adóellenőrzés, jogkövetési vizsgálat vagy adategyeztetés során derülnek ki.
Fontos tudni, hogy az Online Számla rendszer nem ellenőrzi a számla tényleges valóságtartalmát. Így például előfordulhat, hogy az adatszolgáltatásban nem a számlán szereplő teljesítési dátum kerül jelentésre. Mivel ilyen esetben sem figyelmeztetés, sem hibaüzenet nem keletkezik, a rendszer hibátlanként fogadja be az adatokat, a felhasználó pedig tévesen megnyugszik, hogy minden rendben történt – a hibára gyakran csak utólag derül fény.
Egy konkrét esettanulmányban részletesen bemutattuk, hogyan derült fény egy hasonló hibára egy NAV ellenőrzés során, és milyen gyors korrekcióval lehetett minimalizálni a kockázatokat.
Ahogy korábban is írtuk, 2024. augusztus 1-jétől a NAV számlánkként akár 1 000 000 Ft bírságot is kiszabhat hibás vagy hiányzó adatszolgáltatás esetén. Ezért kiemelten javasolt az adatszolgáltatások rendszeres, belső auditálása és minőségellenőrzése.
Felkészült a rendszerük a NAV online számla változásokra?
Az új validációk bevezetése jelentős technikai és megfelelőségi kihívásokat jelenthet a vállalatok számára. Amennyiben nem biztos abban, hogy rendszereik megfelelően állítják elő az XML-alapú NAV adatszolgáltatásokat, illetve, ha a figyelmeztető (WARN) üzenetek rendszeres ellenőrzése nem része a belső folyamatoknak, érdemes mielőbb lépéseket tenni a felkészülés érdekében.
NAV online számla problémám van – segítséget kérek
Fókuszban az adatminőség
A validációs szabályok szigorítása nemcsak a NAV érdeke, hanem az Online Számla rendszert napi szinten használó vállalkozások és könyvelők javát is szolgálja. Tisztább adatok mellett megbízhatóbban működnek a számlafeldolgozást automatizáló megoldások és az áfaanalitikát ellenőrző folyamatok.
A NAV egyre következetesebben érvényesíti az adatminőséggel kapcsolatos elvárásait, hiszen az eÁFA rendszer is csak pontos, valós és hiánytalan adatokkal képes hatékonyan működni. Az üzenet egyértelmű: nem elegendő technikailag megfelelni a validációnak – az adatoknak a valóságot kell tükrözniük, és a jelentéseknek teljes körűnek kell lenniük.
