A leltár fogalma
A leltár olyan kimutatás, amely a társaság eszközeit és forrásait, mérlegen kívüli követeléseit és kötelezettségeit tartalmazza mennyiségben és értékben egy adott időpontra vonatkozóan, ellenőrizhetően és tételesen.
A leltár a leltározási tevékenység eredménye, amelyet a leltározás felelőseként meghatározott személy hitelesít. A leltárbizonylatok a mérleg bizonylatai, ezért azokat legalább 8 évig meg kell őrizni.
A vállalkozások éves beszámolóiban rögzített tételeket is leltárral kell alátámasztani. A leltározási tevékenységet a vállalaton belüli sajátosságok figyelembe vételével kell végrehajtani. A leltárhoz kapcsolódó részletszabályok kidolgozása és írásba foglalása a számviteli politikai önálló részeként elkészítendő leltárkészítési és leltározási szabályzatban a gazdálkodó feladata. A leltározási szabályzatban többek között meg kell határozni a leltározás:
- módját,
- ütemezését,
- időpontját,
- a különböző kapcsolódó bizonylatokat,
- a lebonyolítás szabályait,
- a leltár ellenőrzését,
- a leltárkörzeteket,
- a személyi felelőseit általánosságban, valamint az egyes vagyonelemekre külön-külön is.
A számviteli politika részeként a leltárhoz szorosan kapcsolódóan szintén kötelező az értékelési, valamint a selejtezési szabályzat elkészítése.
Leltározási különbözetek megállapításánál többletről és hiányról beszélhetünk. Többlet esetén a fellelt, ténylegesen meglévő eszközállomány több mint az arról készült analitikus nyilvántartás. Hiány esetén a fellelt, ténylegesen meglévő eszközállomány kevesebb, mint az arról készült analitikus jelentés. A leltárkülönbözet értéke a mennyiségi különbség nyilvántartási áron számított értéke. Az eltérést a hibás könyvvezetés is okozhatja.
A leltár fajtái
Kétféle leltárkészítési mód létezik:
- Teljes leltár: Erről akkor beszélünk, ha az a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában levő idegen (kölcsönbe vagy javításra átvett) eszközöket is.
- Évközi, és évzáró leltár: Az év közben készült (vagyonmérleg, záró mérleg), illetve az éves beszámolók valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja.
A leltározás módja szerint lehet:
- egyeztetéses (helyességi és összevetési vizsgálat),vagy
- mennyiségi felvétel (tételes kimutatás, pl. vagyonleltár).
- időpontja szerint lehet:
- folyamatos, vagy
- alkalmi (fordulónapi).
A leltár fajtái szerint lehet:
- Vagyonmegállapító leltár. Minden vállalkozás köteles elvégezni évente legalább egyszer.
- Átadó – átvevő leltár. Változás esetén végzik, például amikor új vezető érkezik az üzlet élére, illetve tulajdonosváltás következik be.
- Elszámoltató leltár vagy lecsapó leltár. Célja a dolgozók elszámoltatása. Visszaélés gyanúja esetén vagy jelentős értéket képviselő áruk fogyásának ellenőrzésére, idegen vagy számla nélküli áruk kiszűrésére is használják.
- Rendkívüli leltár. Betörés, vagy egyéb káresemény esetén végzik.
- Ellenőrző leltár. Célja annak felmérése, hogy az üzletben található-e idegen, számla nélküli áru.
- Árváltozási leltár. Akkor készül, amikor a készletek árában jelentős változás következik be.
A leltározás bizonylatai
- Leltárfelvételi jegy. Akkor használjuk, ha azonos készletfajtákból nagyobb mennyiség van raktáron.
- Leltárfelvételi ív. Leltárfelvételi jegyek összegzése. Szigorú számadású bizonylat, tárgyi eszközök leltározására és a leltár elkészítésére szolgál. Tartalmazza a leltározás időpontját, a termékek megnevezését, azonosító számát (vámtarifaszámát), mennyiségi egységét, mennyiségét, beszerzési és fogyasztói árát és a leltárértéket.
- Leltározási jegyzőkönyvek. A leltározás megtörténtéről leltározási záró jegyzőkönyvet kell kiállítani.
- Leltárösszesítő. Akkor szükséges, ha nagy mennyiségű árut raktározunk.
- Minden olyan kimutatás, egyeztetés, amely az eszközöket és forrásokat vagy azok egy részét tételesen, ellenőrizhető módon, hitelt érdemlően tartalmazza.
Az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással (mennyiségi felvétellel, egyeztetéssel) ellenőrizni és – a törvényben szabályozott esetek kivételével – egyedenként értékelni kell.
Leltározás könyvelése
A könyvek üzleti év végi zárásához, a mérleg tételeinek alátámasztásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozó mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben. Ezt a szakma röviden „mérlegleltárnak” nevezi.
Ahhoz, hogy a mérleget leltárral lehessen alátámasztani (mind az eszköz és mind a forrás oldalt), a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan el kell végezni. Az egyeztetés csak az értékben kifejezhető és az idegen helyen tárolt eszközökre, illetve a kötelezettségekre értelmezhető. A leltárt az egyeztetés és az ellenőrzés alapján a könyvelés adataiból kell összeállítani.
