Új vállalatirányítási rendszer ERP bevezetése – miért akkora kihívás?
Egy új integrált vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése (legyen az akár SAP, NetSuite-Oracle, QAD, Deacom, Microsoft Dynamics, vagy saját fejlesztésű, egyedi ERP- rendszer) sok esetben hatalmas kihívást jelent a vállalkozások számára, mivel egy komplex és összetett folyamatról van szó, az átállás egy vállalkozás üzleti folyamatainak szinte minden részét érinti, mint például a gyártást, pénzügyet, HR-t, könyvelést, készletgazdálkodást, logisztikát, kontrollingot, beszerzés-értékesítést és akár a projektmenedzsmentet is.
A kihívások ellenére az új ERP rendszer bevezetése sok esetben elkerülhetetlen a fejlődés, valamint a nemzetközi cégcsoporton belül az anyavállalat igényeihez való igazodás érdekében. Ahhoz, hogy egy vállalkozás növelni tudja a hatékonyságát, költséget tudjon csökkenteni, összehangolni az egyes folyamatokat, illetve átláthatóbban működni, fontos egy hatékony, jól működő ERP rendszer.
Függetlenül a bevezetés céljától, minden esetben jelentős változást idéz elő egy vállalkozás életében, amely kiemelt szakmai támogatást, szoros együttműködést, precíz tervezést, és különös odafigyelést igényel.
Jelen blogunkban főként azokra a számviteli és adózási területekre szeretnénk kitérni, amelyek a szakértőink tapasztalatai alapján a legnagyobb kihívásokat, illetve buktatókat okozhatják egy ERP rendszer bevezetése során, megfelelő szakmai támogatás hiányában.
Adózási kihívások az ERP bevezetés során
Áfa-kezelés: a legkritikusabb pont
Adózási szempontból az egyik legkomplexebb feladat az Áfa adónemet érintő folyamatok kialakítása, integrálása a rendszerbe, különösen, ha a külföldi anyavállalat ERP rendszerére kell átállni és abba beleilleszteni a magyar lokális szabályokat.
A különböző áfa kódok, mentességi és levonhatósági szabályok kialakítása, az áfa kötelezettség teljesítése érdekében szükséges dátumok megfelelő meghatározása mind hatással vannak a számlák rögzítésére, az áfa analitika és bevallás elkészítésére.
Például, ha a rendszerben nincs lehetőség a számlán szereplő teljesítési dátum rögzítésére, az jelentős adóhiányt és bírságkockázatot jelenthet a Társaság számára egy adóellenőrzés során.
Partneradatok és adószámok ellenőrzése
Kiemelten fontos, hogy az üzleti partnerek adatai mindig naprakészek és helyesek legyenek. A rendszernek képesnek kell lennie, hogy ellenőrizze az adószámok érvényességét, törzsadatok pontosságát.
Amennyiben a kiválasztott ERP rendszer ezt nem kezeli, fontos, hogy egy megbízható technológiai segítséggel biztosítjuk a partneradatok ellenőrzését, és megfelelő integrálását.
Számos esetben modern technológiai megoldásokat szükséges alkalmazni egy nem lokalizált ERP esetében, hogy a törzsadatokat gyorsan és hatékonyabb tudjuk ellenőrizni, frissíteni és karbantartani.
NAV online számla jelentés és RTIR integráció
Az áfa mellett az egyik legnagyobb kihívás a magyar szabályok szerinti számlázás megfelelő kialakítása, a NAV online számla jelentési kötelezettség (RTIR kapcsolat) integrálása az ERP rendszeren belül, amelyre azért is fontos jelentős figyelmet fordítani, mert az elmúlt években a magyar Adóhatóság számára az egyik kiemelt ellenőrzési területté a számlázás, az online számla adatszolgáltatási kötelezettség vizsgálata, az áfa bevallással való egyezőség ellenőrzése vált.
Különös tekintettel az idei évtől induló adategyeztetési eljárásra, amely során az Áfa bevallás belföldi összesítő jelentésében szerepeltetett adatokat és az online számlarendszerben lévő adatokat veti össze az Adóhatóság.
Azáltal, hogy a magyar adóhatóság folyamatosan fejleszti ellenőrzési módszereit, és jelenleg összehasonlítja az online számlarendszerből érkező adatokat a cégek által benyújtott áfa-bevalláson szereplő információkkal, ezért a vállalkozásoknak is nagy hangsúlyt kell fektetniük a digitális adatelemzésre és az átláthatóságra. Az új ERP rendszer bevezetése során erre kiemelt figyelmet kell fordítani a megfelelő kialakítás és későbbi ellenőrzés érdekében.
Számviteli megfelelés és a főkönyvi struktúra kialakítása
Értékcsökkenés nyilvántartása a társasági adó szempontjából
Társasági adó szempontból sokszor tapasztaltuk, hogy az ERP rendszer nem alkalmas megfelelő értékcsökkenési nyilvántartás kialakítására, külföldi ERP rendszer integrálása esetén TAO szerinti ÉCS nyilvántartás, tekintettel arra, hogy magyar specifikum, nem kerül kialakításra, amelyet a későbbiekben manuálisan pótolnak a vállalkozásokat, növelve ezzel az extra munka miatti költségeket és a hibalehetőséget.
ERP rendszer bevezetésével kapcsolatos kérdésem van
Készletnyilvántartás – nem mindegy, hogyan történik
Olyan esetekben például, ahol a készletnyilvántartás modult vagy egy erre külön kialakított szoftver biztosította, vagy a magyar ERP rendszerben ez kezelve lett, külföldi vállalatirányítási rendszer bevezetése esetén mindenképpen javasolt szakértő bevonása a helyes struktúra kialakítása szempontjából, számviteli és adó szempontból.
Nemzetközi és magyar főkönyvi megfeleltetés
Nemzetközi számviteli standardok esetében különösen fontos a magyar főkönyvi számoknak való megfeleltetés. Sok esetben tapasztaltuk, hogy a számlakeret és számlarend nem megfelelő kialakítása, valamint a nem megfelelő nyilvántartás kialakítása jelentős nehézséget és bírság kockázatot okozott a társaságok számára az év végi zárások és adóellenőrzések során.
Számlázási rendszer és szabályozási megfelelés
Kiemelten fontos a számlázási rendszer ERP-be történő integrációjának támogatása a magyar számlázási szabályok figyelembevételével (kötelező adattartalom, normál és módosító számlák követelményei),gondoljunk az adóhivatal által sokat megkérdőjelezett helyes teljesítési dátumok, adóalap, ÁFA értékek, deviza/HUF összegek helyes feltüntetése, stb.
Számos esetben nem gondoskodnak IT oldalról a számla archiválási szabályoknak való megfelelés támogatásáról, mely iratőrzési kötelezettség jogcímen mulasztási bírság tétel kockázatát jelenti.
Kommunikációs kihívások az új ERP bevezetési projekt során
Tapasztalataink alapján a társaságok bár rendelkeznek olyan munkatársakkal, akik a belső folyamatok, szakmai információk birtokában vannak, ugyanakkor az látható, hogy a folyamatot nehezítik a vállalkozás munkavállalói és az IT szakemberek – különösen külföldi szakértők esetében - közötti kommunikációs problémák, amelyek sok esetben a hiányos jogszabályi ismeretekből fakadnak.
Fontos, hogy az adott társaságnál a bevezetési folyamatok során egy független, adó és IT területen egyaránt jártas szakember támogatása szükséges a vállalatirányítási rendszer gördülékeny bevezetéséhez.
A hatékonyság és a későbbi adókockázatok elkerülése érdekében mindenképpen javasoljuk külső adószakértő csapat bevonását, segítve ezzel a fejlesztést és integrálást végző IT csapat munkáját.
Hogyan segít egy külső adótanácsadó csapat az ERP bevezetés során?
A RSM Hungary csapata jelentős tapasztalattal rendelkezik ERP rendszerek bevezetésének támogatásában. A projekt során az alábbiakban nyújtunk segítséget:
- A magyar adó- és számviteli szabályoknak való megfelelés biztosítása
- Részvétel a rendszertervezési és tesztelési fázisokban
- Kapcsolattartás az IT szakértőkkel
- Javaslattétel folyamatoptimalizálásra
- Adóellenőrzési szempontból is biztos alapok kialakítása
Ne hagyja, hogy a bonyolult adószabályok vagy a kommunikációs félreértések akadályozzák ERP projektje sikerét.
Ha új ERP bevezetését tervezi, és szeretné biztosítani a zökkenőmentes működést számviteli és adózási szempontból is, vegye fel velünk a kapcsolatot – segítünk a teljes folyamat során.