Mentés

Mire figyeljen könyvelőváltás lebonyolítása során?

Egy könyvelőváltási döntésnek sokféle előzménye lehet. Előfordulhat, hogy például a vállalat növekedése, a tevékenysége bővülése miatt több, vagy más tartalmú szolgáltatásra van szükség, de okot adhat erre az elégedetlenség is a jelenlegi szolgáltatással. Ha eljött az ideje annak, hogy ezt a feladatot új szolgáltatónak adja át, érdemes néhány alapszabályt végiggondolni, mielőtt kiválasztja az igényeinek leginkább megfelelő könyvelőirodát.

A könyvviteli szolgáltatás egy bizalmi viszony, hiszen az üzleti titkok, vezetői döntések alapjai a könyvelők kezében vannak. A könyvelőváltás során több dologra oda kell figyelni, hogy az üzletmenetre ne legyen negatív hatással a változás.

RSM - Könyvelőváltás

A zökkenőmentes könyvelőváltás kulcsa az előkészítés

Sokan gondolhatják, hogy a könyvelőváltás sikeres lebonyolítása az időzítésen múlik. Véleményem szerint az időzítés a legkevésbé fontos szempont. Sokkal inkább az előkészületeken és a felkészült, profi csapaton múlik minden. Egy jól előkészített könyvelőváltással megoldást kapunk a felmerült problémás helyzetek kezelésére, és egyben jövőbe mutató, modern pénzügyi és számviteli fejlesztéseket is beépíthetünk cégünk működésébe.

Könyvelőváltás lebonyolításához kapcsolódó teendők

A tapasztalt könyvelőirodák szakemberei többnyire nem az első alkalommal működnek közre a könyvelőváltás folyamatában, így számukra a szükséges lépések is rutinfeladatoknak tekinthetőek. A teendők meghatározása során minden esetben a cég üzleti érdekeit kell szem előtt tartani, és következetesen végigvinni az alábbi folyamatot:

  • A vállalkozás üzleti modelljének megismerése és átültetése a pénzügyi modellbe
  • A vállalkozás infrastruktúrájának, IT-hátterének feltérképezése
  • Számvitelszervezés – ügyviteli rendszer, könyvelési teendők, határidők meghatározása
  • Nyitóadatok, előzmények helyességének ellenőrzése
  • Javaslattétel a folyamatok fejlesztésére, módosítások implementálása, tesztelése
  • Hatósági bejelentkezések, bejelentések ügyintézése
  • A rendszerek üzemszerű működtetésének elindítása
  • További kiszervezési lehetőségek felülvizsgálata (bérszámfejtés, BPO)

Ezekre a buktatókra érdemes odafigyelni könyvelőváltáskor!

A könyvelőváltás során felmerülhet, hogy a cég a már meglevő integrált vállalatirányítási rendszerében kéri a könyvelést, de az is hatékony megoldás lehet, ha a könyvelőiroda saját rendszerében nyújtja a szolgáltatást.

Bármelyik lehetőséget választjuk, a legfontosabb az, hogy a két adatbázis és rendszer összekapcsolása során a kommunikáció zökkenőmentes legyen. Mindkét esetben a költséghelyek kialakításával a vezetői döntésekhez szükséges információk, anyavállalati riportok is elkészíthetőek lesznek.

Modern pénzügyi fejlesztések birtokában a hagyományos back office teendőkön túl a könyvelés képes  előremutató adatok feldolgozására, stratégiai döntések támogatására is.

A gondos előkészítés mellett a felkészült, profi csapat szintén a sikeres könyvelőváltás alapja, de a kezdeti időkben, a napi munka során az előzetes felmérések folyamatos felülvizsgálatát mindenképpen biztosítani kell. Az ügyfelet a lehető legjobban felkészült szakemberekkel kell támogatni, akik tapasztalataik segítségével képesek az esetlegesen felmerülő problémákat gyorsan és hatékonyan orvosolni, a lehetséges hibaforrásokat pedig előre jelezni és megoldásukra javaslatokat tenni. 

A teljesség igénye nélkül néhány jellemzően előforduló hiányosság és a lehetséges következményei:

HiányosságLehetséges következmény
Kapcsolt vállalkozásokhoz kapcsolódó bejelentési kötelezettség elmulasztása500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírság
Szokásos piaci ár elvével összefüggő szabályozások betartásaAdóhiány, késedelmi pótlék
Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság
Transzferár nyilvántartási kötelezettség elmulasztásaMulasztási bírság mértéke nyilvántartásonként 2 millió forintig terjedhet, ismételt előforduláskor 4 millió forint lehet mindez
Transzferár nyilvántartási hiányos vezetéseMulasztási bírság mértéke nyilvántartásonként 2 millió forintig terjedhet
Számlázó rendszer hatósági bejelentésének elmulasztása500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírság
Kötelezettségek átértékelésének elmulasztása a zárlati teendők soránAdóhiány, késedelmi pótlék
Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság
Tárgyi eszközök értékcsökkenésének számításának hibáiAdóhiány, késedelmi pótlék
Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság

A digitalizáció pénzügyi területen is a sikeres jövő záloga

A modern pénzügyi funkciókkal a hagyományos back office teendőkön túl a könyvelés képes előremutató adatok feldolgozására, stratégiai döntések támogatására.

A társaságok többnyire rendelkeznek valamilyen vállalatirányítási rendszerrel, amelyet megéri továbbfejleszteni, vagy pedig érdemes felmérni azokat a lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik egyes feladatok részleges, vagy akár teljes kiszervezését.

    Kapcsolódó bejegyzéseink

    Értesüljön az adóváltozásokról

    hírlevelünkből!

    Feliratkozom
     Tovább