Az áfabevallás elkészítése sok vállalatnál egy rendszeresen ismétlődő folyamat: áfaanalitika, egyeztetések, M-lapok, ÁNYK, beküldés. A megszokott működés azonban rövid időn belül jelentősen át fog alakulni. A NAV adatalapú működésre történő átállása az áfabevallási folyamatokat is érinti, az ÁNYK rendszer leállítása pedig adózási, számviteli, pénzügyi és informatikai felkészülési feladat is.
A jelenlegi információk szerint az ÁNYK 2026. december 31-ét követően leáll és 2027. január 1-jétől már nem lesz használható (kivéve korábbi időszakok önellenőrzése kapcsán).
Emiatt az adózóknak az eÁFA rendszer használatára kell átállniuk, akár az eÁfa webes felület, akár az eÁfa M2M megoldás irányába indulnak el. Az eÁFA M2M egy tranzakciószintű, XML-alapú, jóval részletesebb adatszerkezetre épülő működés.
A kérdés tehát már nem az, hogy érdemes-e foglalkozni az eÁFA átállással, hanem az, hogy a vállalat mikor kezdi meg a felkészülést, milyen működési modellt választ, és képes-e időben felkészíteni a rendszereket, belső folyamatokat az új áfabevallási működésre.
Mi változik az ÁNYK kivezetésével?
A hagyományos ÁNYK-alapú áfabevallás bevallási sorokra épülő logikája a vállalatok számára ismerős és sok esetben stabilan működő folyamatot jelentett. Az eÁFA ezzel szemben tranzakciószintű megközelítést alkalmaz: a bevallás alapját nem csupán összesített soradatok, hanem részletes áfaanalitika, NAV-adatok, validációk és – M2M esetén – szabványosított XML-adatállomány képezik.
Ez a váltás különösen azoknál a társaságoknál jelent komoly feladatot, ahol: a bevallás több ERP-ből vagy könyvelési rendszerből származó adatokra épül, sok a speciális áfakezelés, jelentős a részleges levonás, rendszeresek a külföldi szállítói számlák, vagy a jelenlegi áfaanalitika csak jelentős manuális egyeztetéssel alkalmas bevalláskészítésre.
Az eÁFA rendszer 2024-ben indult el Magyarországon, célja pedig az adminisztratív terhek csökkentése, az áfabevallások pontosságának javítása és az ellenőrzési folyamatok támogatása. A gyakorlatban azonban ezek az előnyök csak akkor érvényesülnek, ha a vállalat adatai megfelelő minőségben, megfelelő szerkezetben és időben rendelkezésre állnak. .
eÁFA web vagy eÁFA M2M: melyik irány lehet megfelelő?
Az eÁfa átállás első stratégiai döntése, hogy a vállalat az eÁFA webes felületét vagy az eÁFA M2M megoldást kívánja használni.
Az eÁFA webes felület elsősorban kisebb vagy kevésbé komplex működésű társaságok számára lehet praktikus megoldás. A NAV által rendelkezésre bocsátott adatok, például online számla, online pénztárgép vagy vámhatározat adatok, kiajánlásként megjelenhetnek a felületen, amelyeket az adózó ellenőrizhet, kiegészíthet és jóváhagyhat. Egyszerűbb működés esetén ez valóban gyorsíthatja a bevallás elkészítését.
A webes felület azonban nagyobb tranzakciószám, komplex levonási hányadok, külföldi számlák vagy sok manuális korrekció esetén könnyen többletmunkát eredményezhet. Ilyen helyzetben az automatizált eÁFA M2M kapcsolat fenntarthatóbb megoldás lehet.
Az eÁFA M2M kapcsolat keretében a vállalat vagy szolgáltató saját ügyviteli, könyvelési vagy riporting rendszeréből API-kapcsolaton keresztül tudja kezelni a bevallás alapjául szolgáló adatokat. Ez a működés különösen azoknál a cégeknél lehet indokolt, ahol a magas tranzakciószám vagy a belső automatizációs igény miatt a manuális webes kezelés már nem lenne hatékony.
Az eÁFA átállás lépései
Az eÁfa átállás első lépése: folyamat- és adatfelmérés
A sikeres eÁFA átállás nem az XML előállításával kezdődik. A technikai fejlesztés előtt célszerű részletesen felmérni, hogy a vállalat jelenlegi áfabevallási folyamata milyen adatokból, rendszerekből, kézi lépésekből és ellenőrzésekből áll össze.
A felmérés során érdemes megvizsgálni:
- milyen forrásrendszerekből érkeznek az adatok,
- milyen adókódokat használ a társaság,
- az adókódok hogyan kapcsolhatók a NAV által elvárt struktúrához,
- az áfaanalitika tartalmazza-e az M2M működéshez szükséges mezőket,
- hol vannak hiányzó vagy hibás adattartalmak,
- milyen manuális korrekciók épültek be a jelenlegi folyamatba,
- illetve milyen jóváhagyási és kontrollpontok szükségesek a jövőbeni működésben.
Az RSM eÁFA M2M tanácsadási szolgáltatásának egyik központi eleme éppen az adatstruktúra építés, vagyis a NAV által kiadott standard adókód tábla és az áfaanalitikában található tranzakciók közötti kapcsolat kialakítása.
Ez a lépés azért különösen fontos, mert az eÁFA átállás egyik legnagyobb kockázata nem maga a beküldés, hanem az, hogy a vállalat csak a fejlesztés végén szembesül azzal: az adatok nem teljesek, nem megfelelő szerkezetűek, vagy üzleti szempontból nem értelmezhetők automatikusan.
Az eÁfa átállás második lépése: adókód-mapping és áfaanalitika megfeleltetés
Az eÁFA M2M működés egyik kulcseleme az adókódok párosítása és az áfaanalitika mezőinek megfeleltetése. A NAV által elvárt struktúra nem feltétlenül egyezik meg a vállalat belső adókódlogikájával, ezért a tranzakciókat üzleti, adózási és technikai szempontból is össze kell kötni az új adatszerkezettel.
Ez nem kizárólag IT-feladat. Az adókódok mögött valós gazdasági események, levonási szabályok, áfakezelési döntések és számviteli logikák állnak. Ha a mapping hibás, akkor az automatizált folyamat gyorsan, de hibásan fog működni. Az automatizáció csak akkor jelent valódi előnyt, ha a mögötte lévő adózási logika is megfelelő.
A gyakorlatban ezért az adózási, pénzügyi és IT-terület együttműködésére van szükség. Az adótanácsadó érti az áfakezelést, a pénzügyi terület ismeri a napi működést, az IT pedig azt, hogy az adat hogyan állítható elő stabilan és ismételhetően.
Az eÁfa átállás harmadik lépése: döntés a működési modellről
A felmérés eredménye alapján a vállalatnak célszerű eldöntenie, hogy melyik út támogatja legjobban a jövőbeni megfelelést.
Az egyik lehetőség az eÁFA webes felület használata, amely kisebb komplexitás esetén racionális döntés lehet. A másik a saját belső fejlesztés, amely magasabb IT-érettség, kapacitás és folyamatos karbantartási képesség mellett lehet megfelelő. A harmadik út egy külső szoftveres megoldás, amely a szabályozási, adózási és technikai elvárásokat integráltabban kezeli.
A megfelelő működési modell kiválasztásakor nemcsak azt kell mérlegelni, hogy a vállalat hogyan tudja benyújtani a bevallást 2027-től, hanem azt is, hogy a választott megoldás mennyire lesz fenntartható a későbbi NAV-verzióváltások, belső folyamatváltozások és adatminőségi elvárások mellett. Az RSM digitális adózási megoldásai között az eÁFA M2M tanácsadás kifejezetten az új rendszerre való zökkenőmentes átállás támogatását célozza.
Az eÁfa átállás negyedik lépése: tesztelés, validáció és hibakezelési folyamat
Az eÁFA M2M világában a NAV válaszüzenetek, validációk és ellenőrzési eredmények értelmezése a napi működés részévé válik. Nem elegendő tehát elkészíteni az XML-t; azt is biztosítani kell, hogy a hibák javítása, a visszajelzések kezelése és a belső jóváhagyás szabályozott módon történjen.
A tesztelési szakaszban érdemes több bevallási időszak adatait is vizsgálni, mert így hamarabb felszínre kerülhetnek azok az ismétlődő adatminőségi hibák, amelyek éles működésben már határidős bevallási kockázatot okozhatnának.
Miért nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni az eÁFA átállást?
Az eÁFA átállás valójában vállalati adatminőségi projekt. Azok a társaságok, amelyek időben kezdik el a felkészülést, nemcsak a jogszabályi megfelelésre készülnek fel, hanem hatékonyabb, ellenőrzöttebb és jobban automatizálható áfabevallási működést is kialakíthatnak.
Az utolsó pillanatban indított átállás ezzel szemben könnyen vezethet kapkodó fejlesztéshez, manuális kerülőutakhoz, adathibákhoz és megnövekedett adókockázathoz. Az eÁFA rendszerben ugyanis az adatok részletesebben, strukturáltabban és ellenőrizhetőbben jelennek meg, mint a korábbi bevallási logikában.
A vállalatok számára ezért most az egyik legfontosabb feladat annak eldöntése, hogy a jelenlegi áfabevallási folyamatuk alkalmas-e az eÁFA működés támogatására, vagy már a bevezetés előtt szükség van adatminőségi, folyamatbeli vagy informatikai fejlesztésekre.
Hogyan segíthet az RSM?
Az RSM Hungary szakértői az eÁFA átállás teljes folyamatában támogatást tudnak nyújtani: a jelenlegi áfabevallási folyamat felmérésétől az adókód-mapping és áfaanalitika megfeleltetés kialakításán át az eÁfa webes vagy az eÁfa M2M működési modell kiválasztásáig.
A cél nem pusztán az, hogy a vállalat „be tudja adni” az áfabevallást az új rendszerben. A valódi cél egy olyan működés kialakítása, amely hosszú távon is biztonságos, ellenőrizhető, skálázható és a lehető legkevesebb manuális kockázatot hordozza.
Az áfabevallás 2027-től várhatóan új működési szemléletet kíván a vállalatoktól. A megfelelően előkészített eÁFA átállás ugyanakkor nemcsak megfelelési feladat, hanem lehetőség is arra, hogy az áfabevallási folyamat átláthatóbbá, gyorsabbá és kontrolláltabbá váljon.
