A munkajogi megfelelés, a pontos és precíz bérszámfejtés, valamint a megfelelő adminisztráció nemcsak a jogszabályoknak való megfelelés miatt kulcsfontosságú, hanem azért is, mert a munkaügyi ellenőrzések során komoly bírságokat kerülhetünk el egy alapos HR-audit segítségével. De mit is jelent pontosan a Komplex bér-, munkaügyi és HR audit, és milyen konkrét előnyökkel jár a vállalatok számára? Nézzük meg részletesen!
Mit tartalmaz a komplex bér-, munkaügyi és HR audit?
Egy ilyen átfogó audit során az alábbi területeket vizsgáljuk:
Munkaszerződések vizsgálata
Ellenőrizzük, hogy a munkaszerződés megfelel a hatályos munkajogi szabályozásoknak, törvényi előírásoknak. Vizsgáljuk a kötelező tartalmi elemek meglétét és szerződésben szereplő elemek jogszerűségét.
MT. 46. § szerinti tájékoztató megléte és jogi megfelelősége
Ellenőrizzük, hogy a tájékoztató megfelel a hatályos munkajogi szabályozásoknak, törvényi előírásoknak. Vizsgáljuk a kötelező tartalmi elemek meglétét és a tájékoztatóban szereplő elemek jogszerűségét.
Munkaköri leírások vizsgálata
Vizsgáljuk a munkakörök tartalmi elemeit és hogy azok összhangban vannak-e a munkaszerződésekkel. Vizsgáljuk az adott munkakör betöltéséhez szükséges kompetenciák, végzettségi elvárások megfelelőségét.
Bejelentések, jelenléti ívek, bérlapok vizsgálata
Vizsgáljuk, hogy az adminisztráció teljes körű és pontos legyen, hogy ne legyen eltérés a bejelentett adatok és a munkaszerződésben szereplő adatok és időpontok között. Vizsgáljuk a jelenléti íveket, bérkartonokat, a kifizetések tartalmi elemeit, jogcímeit és jogszerűségét.
Kiléptetési folyamat vizsgálata
Vizsgáljuk, hogy a kiléptetés szabályosan történik-e: elszámolás, kilépő dokumentumok kiadása, kifizetések, kijelentés megfelelősége.
Adatok egyezőségének vizsgálata
Ellenőrizzük, hogy a munkaszerződésben, bejelentésben, jelenléti íven és bérlapon szereplő adatok összhangban legyenek egymással.
Munkarend és foglalkoztatási forma megfelelősége
A foglalkoztatási forma és annak dokumentációja megfeleljen a törvényi előírásoknak. A foglalkoztatási forma a maximális hatékonyságot biztosítsa a vállalat működéséhez.
Mit vizsgál egy munkaügyi ellenőrzés?
Egy munkaügyi ellenőrzés során a hatóság többek között azt vizsgálja, hogy megfelelően bejelentettük-e a munkavállalókat, pontos-e a munkaidő-nyilvántartás, valamint jogszerűek-e a bérek kifizetései.
A munkaügyi ellenőrök elsősorban az alábbiakat veszik górcső alá:
- Foglalkoztatás bejelentése és kijelentése: A foglalkoztatási jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos be- és kijelentések vizsgálata
- Munkaidő-nyilvántartás: A jelenléti ívek és egyéb munkaidő-nyilvántartások pontosan legyenek vezetve
- Bérszámfejtési dokumentáció: A bérek és juttatások kifizetésének jogszerűségét, összevetve a jelenléti ívekben szereplő adatokkal
- Munkaszerződések és kötelező tájékoztatók: A dokumentumok megléte, tartalmi elemeinek jogi megfelelőségét
- a fiatalok, nők és megváltozott munkaképességű dolgozókra vonatkozó szabályok betartását
- az egyszerűsített foglalkoztatásra vonatkozó rendelkezéseket: szerződéseket, bejelentéseket
- a munka-és pihenőidő betartására vonatkozó szabályok betartását
- szabadságok kiadására vonatkozó szabályok betartását
- a munkavégzés ellenértékének, a munkabérnek és a pótlékoknak a megfizetését
- kötelező munkavédelmi szabályokat és a munkakörnek megfelelő munkavégzési feltételeket
- harmadik országbeli állampolgár foglalkoztatásának engedélyét és az ezzel kapcsolatos jogszabályokat
- munkaerő kölcsönzésre vonatkozó előírásokat
- a munkavállaló számára kiadott igazolásokat, elszámolásokat, bérjegyzékeket
- a jogviszony megszűnésével összefüggő igazolások kiállítására és kiadására, valamint az elszámolás megtörténtére vonatkozó iratokat
Milyen következményei lehetnek a munkaügyi ellenőrzés során talált szabálytalanságoknak?
Ha egy munkaügyi ellenőrzés során problémákra derül fény, az akár komoly következményekkel is járhat. Az ellenőrző hatóság többek között:
- megszüntetheti a jogsértő foglakoztatást
- kötelezhet a foglalkoztatási szabálytalanság határidőn belüli megszüntetésére
- Kötelezheti a harmadik országbeli állampolgárt érvényes munkavállalási engedély vagy EU Kék Kártya nélkül foglalkoztatót a központi költségvetésbe történő befizetésre
- munkaügyi bírság kiszabása
- kötelezhet az elmaradt munkabér, pótlék munkavállalónak történő kifizetésére
- eltilthatja a foglalkoztatót tevékenysége folytatásától
Tipikus hibák a munkaügyi audit során
Munkaügyi auditjaink alatt gyakran találkozunk az alábbi problémákkal:
- Eltérés a bejelentett és tényleges munkaidő között
Előfordult, hogy a jelenléti ívek nem tükrözték pontosan a dolgozók tényleges munkaidejét. Ez a gyakorlat munkaügyi bírságokhoz vezethetett volna. - Hiányzó dokumentumok, jogszerűség
Előfordult, hogy au audit során hiányoztak munkaszerződés módosítások, tájékoztatók, munkaköri leírások. A munkaszerződésben gyakran tapasztalunk helytelen Mt. hivatkozásokat, jogellenes kitételeket. Ezeknek komoly jogi kockázata lehet. - Bejelentési problémák
Az audit során kiderült, hogy a próbaidős dolgozók bejelentése nem történt meg időben, amely komoly jogi kockázatot jelenthet a cég számára. - Home office
Gyakran tapasztaljuk, hogy a vállaltok nyitottak az otthoni munkavégzés irányába, de a munkaszerződésekben nem követték le ezt a változást. A hagyományos munkaszerződés nem megfelelő az otthoni munkavégzés esetén. - Pontatlan kifizetések
A bérjegyzékek vizsgálata során sokszor tapasztaljuk, hogy a kifizetések nincsnek összhangban a jelenléti ívvel és a munkaszerződéssel. A túlórák, hétvégi munkavégzés nincsenek megfelelően dokumentálva, és a kifizetés sem stimmel. Ez komoly szabálytalanság munkaügyi bírságot vonhat maga után egy ellenőrzés során. - Munkaidőkeret elszámolása
A munkaidőkeret egy rendkívül hatékony munkarend lehet, de sokszor tapasztalunk hiányosságokat a dokumentációban és az elszámolásban. A pontatlanság komoly bírságokhoz vezethet.
A munkaügyi bírságok jelentősen emelkedtek növekedése – még fontosabb az előzetes munkaügyi audit!
2025-ben a munkaügyi bírságok összege jelentősen emelkedett, így még inkább létfontosságú a megfelelő adminisztráció és dokumentáció fenntartása. Egy jól elvégzett Bér-, Munkaügyi és HR Audit nemcsak a bírságokat segíthet elkerülni, hanem a vállalat működésének átláthatóságát és hatékonyságát is növeli.
HR audit - tanácsadó segítségét kérem
A Bér-, Munkaügyi és HR Audit egy rendkívül hasznos eszköz minden vállalat számára, amely segít a jogszabályoknak való megfelelésben, a munkaügyi kockázatok csökkentésében és a HR-folyamatok optimalizálásában. Ne várjuk meg a munkaügyi ellenőrzést – érdemes időben lépni, és egy átfogó audittal biztosítani a cégünk megfelelő működését!
