Számla kötelező tartalmi elemei
A számla tartalmi elemei az Áfatörvény 169. §-ában szerepelnek. A kötelező adattartalmat az EU HÉA-irányelve határozza meg, amely azt is előírja, hogy a tagállamok nem követelhetnek meg ennél többet, így például a számla aláírását sem (azaz a számla aláírás nélkül is érvényes). A számla formai követelményei a következőek:
a) a számla kibocsátásának kelte;
b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
c) a termék értékesítőjének, a szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;
d) a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének
da) adószáma, amely alatt mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy
db) adószáma, amely alatt a 89. §-ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették, vagy
dc) adószámának vagy csoportos áfa alanyiság esetén csoportazonosító számának első nyolc számjegye, amely alatt mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítették, feltéve, hogy a terméket értékestője, szolgáltatást nyújtója gazdasági céllal belföldön telepedett le, gazdasági célú letelepedés hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön;
e) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;
f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az e törvényben alkalmazott TESZOR '15, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
g) a 163. § (1) bekezdés a) és b) pontjában említett időpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
h) a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, a XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében;
i) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
j) az alkalmazott adó mértéke;
k) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;
l) az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki;
m) adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa Irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
n) a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;
o) új közlekedési eszköz 89. §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;
p) a „különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák” kifejezés, a XV. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében;
q) a „különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek” vagy a „különbözet szerinti szabályozás - műalkotások”, vagy a „különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés, a XVI. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében;
r) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
Külföldi számla kötelező tartalmi elemei
A külföldi számla esetében megengedett, hogy az csak a számlakibocsátó nyilvántartásba vételi országa szerinti rendelkezéseknek feleljen meg.
Ezen rendelkezések tartalmazhatnak különféle egyszerűsítéseket a HÉA-irányelv előírásaihoz képest, azonban mindenképpen kell a számlán ekkor is szerepelnie legalább
- a számlakibocsátás dátumának,
- a kibocsátó nevének,
- az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezésének, továbbá
- a fizetendő adó összegének (vagy a kiszámításához szükséges adatoknak).
A számla megőrzési ideje
Az adóalanynak biztosítania kell, hogy mind az általa, mind pedig az üzleti partner részéről számára kiállított számla megőrzésre kerüljön. Az őrzési kötelezettség főszabály szerint a rontott példányokra is kiterjed. A törvény legalább 8 évet ír elő a bizonylatok megőrzésére.
A számla befogadása
A vállalkozás részére vásárolt termékről, igénybe vett szolgáltatásról az eladó fél által kiállított számla befogadásakor elismerjük annak jogalapját és összegszerűségét, polgári jogi értelemben a számla befogadásával kötelezettség keletkezik a vállalkozás számára a számla kiegyenlítésére vonatkozóan.
Nyugtaadási kötelezettség
Termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás esetén, ha az ellenérték áfával számított összege nem éri el a 900 ezer forintot, és a vevő olyan nem adóalany személy (ide nem értve a nem adóalany jogi személyeket),aki a teljes ellenértéket a teljesítésig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel vagy többcélú utalvánnyal megtéríti és számla kiállítását nem kéri, a termékértékesítést végző, szolgáltatást nyújtó adóalany nyugtát köteles kiállítani az ügyletről.
Nyugta helyett számla is kibocsátható. A nyugta lehet papíralapú vagy elektronikus, a nyelve minden esetben magyar.
Mentesül a nyugtakibocsátási kötelezettség alól az adóalany abban az esetben, ha
- sajtóterméket értékesít,
- a szerencsejáték szervezéséről szóló törvény hatálya alá tartozó szerencsejáték szolgáltatást nyújt,
- kezelőszemélyzet nélküli automataberendezés útján teljesíti termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását.