A belső ellenőrzés kiszervezése kapcsán a döntéshozók jellemzően ugyanazokkal a kérdésekkel találkoznak: „Megmarad-e a belső ellenőrzés kontrollja és in-house jellege?”, „Mit jelent ez adatbiztonsági szempontból?”, „Tényleg mindig drágább, mint saját erőforrással?” Ezek az aggályok érthetők — ugyanakkor sokszor tévhitekre, hiányos összehasonlításra vagy korábbi rossz tapasztalatokra épülnek. Blogbejegyzésünkben a belső ellenőrzés kiszervezésével kapcsolatos leggyakoribb tévhiteket vesszük sorra, és bemutatjuk, mi történik a gyakorlatban a módszertan, a riportálás, a felelősségi körök és az információbiztonság oldaláról.
Belső ellenőrzés kiszervezése valóban nehéz döntés – mi áll a tévhitek hátterében?
A belső ellenőrzési funkció kialakítása és fenntartása számos kihívást rejt magában. Éppen ezért ma már egyáltalán nem szokatlan, hogy a vezetés a belső ellenőrzési tevékenység részleges vagy akár teljes kiszervezése mellett dönt. Ennek ellenére a döntéshozatalt még mindig számos olyan tévhit nehezíti, amelyek közelebbről vizsgálva nem feltétlenül állják meg a helyüket.
Tévhit 1: A kiszervezéssel megszűnik a belső ellenőrzés in-house jellege
Az egyik leggyakoribb aggály, hogy a kiszervezéssel a belső ellenőrzés elveszíti „belső” jellegét, hiszen a feladatokat nem a társaság alkalmazottja látja el. Valójában azonban a kiszervezés nem jelenti a funkció megszűnését vagy kontrollvesztést.
A megbízott szakértő a társaság által meghatározott módszertan, éves terv, ütemezés és elvárások mentén végzi munkáját. Az belső ellenőrzések lefolytatása és dokumentálása a vezetés által meghatározott formában és struktúrában történik – akár a meglévő munkalapok, sablonok és auditprogram alapján. Amennyiben ilyen keretrendszer még nem áll rendelkezésre, a megbízott szakember annak kialakításában is támogatást tud nyújtani.
Fontos hangsúlyozni, hogy a külső auditor nem „külön utas” a szervezetben: a belső kontrollrendszer részeként, a vezetés számára riportálva, a társaság érdekeit képviselve végzi tevékenységét. Emellett a meglévő folyamatok vizsgálata során hatékonyságnövelő javaslatokat is megfogalmazhat, amely kifejezetten értékteremtő eleme lehet az együttműködésnek.
Belső ellenőrzés kiszervezése: miért éri meg és milyen előnyöket ad a vállalatnak?
Tévhit 2: Egy külsős auditor nem érdekelt a cég hosszú távú működésében, és kockázatot jelent az adatbiztonság
Szintén gyakran felmerülő aggály a belső ellenőrzés kiszervezésével kapcsolatban, hogy egy külső szakembernek nem fűződik valódi érdeke a szervezet hosszú távú sikeréhez, illetve hogy a bizalmas adatok kezelése kockázatot hordoz.
A működési érdek kérdésében éppen az ellenkezője igaz. A külső tanácsadó számára a munka minősége, a szakmai reputáció és a hosszú távú együttműködés megőrzése kiemelt fontosságú. Piaci megítélése közvetlenül függ az elvégzett munka szakmai színvonalától, így kifejezetten érdekelt abban, hogy magas minőségű, a vezetés számára valóban hasznos megállapításokat tegyen. Bizonyos esetekben ez még nagyobb fókuszt és felelősségtudatot eredményezhet a belső ellenőrzés során, mint egy belső munkavállaló esetében.
A bizalmas információk kezelése valóban kiemelt figyelmet igényel. Ugyanakkor a szerződéses kötelezettségek, titoktartási megállapodások, valamint a reputációs kockázat jelentős visszatartó erőt jelentenek. A tanácsadó cégek saját belső szabályzatai és szakmai normái is szigorúan szabályozzák az információk kezelését. Az érzékeny adatok védelme nem csupán jogi, hanem üzleti érdek is számukra.
Tévhit 3: A belső ellenőrzés kiszervezése mindig drágább
A költséghatékonyság kérdése talán a leggyakrabban vitatott pont. Első ránézésre valóban úgy tűnhet, hogy egy külső tanácsadó bevonása magasabb költséget jelent, hiszen óradíja jellemzően meghaladja egy belső munkavállaló bérköltségét.
A teljes kép azonban ennél összetettebb. A külső szakember nem teljes munkaidőben kerül alkalmazásra: a ráfordított óraszám az éves ellenőrzési terv és a kiszervezés mértéke alapján kerül meghatározásra. A tapasztalat és a módszertani felkészültség miatt a feladatokat gyakran lényegesen rövidebb idő alatt képes elvégezni, mint egy belső erőforrás, aki párhuzamos szervezeti feladatokat is ellát.
Emellett nem merülnek fel azok a járulékos költségek, amelyek egy saját munkavállaló esetében természetesek: bérjárulékok, juttatások, munkavégzéshez szükséges infrastruktúra biztosítása, toborzási és kiválasztási költségek, képzések, illetve a fluktuációból eredő kockázatok és átmeneti kapacitáshiány. A kiszervezett modell kiszámíthatóbb költségstruktúrát és nagyobb tervezhetőséget biztosíthat, ami különösen fontos a stratégiai szintű döntéshozatal során.
Belső ellenőrzés kiszervezése - mit érdemes mérlegelni döntés előtt?
A tévhitek helyett érdemes a döntést néhány praktikus szempont mentén végiggondolni:
• Mi az éves ellenőrzési terv (audit plan) és milyen területek a legkockázatosabbak?
• Mekkora a belső kapacitás, és mennyire stabil (fluktuáció, kiesés, párhuzamos feladatok)?
• Teljes kiszervezés, co-sourcing vagy eseti/rapid ellenőrzések illenek jobban a célokhoz?
• Milyen riportálási és dokumentációs elvárások vannak (módszertan, sablonok, auditprogram)?
• Hogyan kezeljük az információbiztonsági és titoktartási követelményeket szerződésesen és működésben?
Gyakran Ismételt Kérdések
Elveszíti-e a belső ellenőrzés a “belső” jellegét kiszervezéskor?
A kiszervezés nem jelenti a funkció megszűnését vagy kontrollvesztést; a külső szakértő a társaság által meghatározott módszertan, éves terv és elvárások mentén dolgozik.
Kockázat-e az adatbiztonság külsős auditor esetén?
Az érzékeny adatok védelmét szerződéses kötelezettségek, titoktartás, belső szabályzatok és reputációs kockázat is erősen védi.
Miért tűnhet drágábbnak a kiszervezés, és miért nem feltétlenül az?
Mert az óradíj magasabb lehet, ugyanakkor a teljes költségképben megjelennek a belső foglalkoztatás járulékos költségei és a fluktuáció kockázatai is.
Érdekli a belső ellenőrzés kiszervezése? Keresse auditorainkat!
