Mentés

Készítse fel vállalatát a járvány második hullámára

A vállalatokat világszerte érinti a koronavírus terjedése, tovagyűrűző hatásai mindenütt megjelenhetnek. Egy járvány, a globális ellátási, kapcsolati láncokat is ellehetetlenítheti és akadályozza a munkaerő mobilitását. Az Egyesült Királyság-beli brit cégek közel negyede kénytelen volt teljesen bezárni vagy felfüggeszteni működését a járvány kezdete óta. A következményeket, érintettséget és sérülékenységet a magyar cégeknél is érdemes feltárni.

Amit minden cégnél át kell gondolni járványhelyzetre való felkészülésként …

Ha egy vállalat még nem rendelkezik vészhelyzeti tervvel egy esetleges járvány miatt kialakuló helyzetre, azonnal lépéseket kell tennie kockázatai mérséklésére, és akár a koronavírus negatív hatásainak minimálisra csökkentése érdekében. Íme egy rövid áttekintés, mit tehetnek a cégek rugalmasságuk fejlesztése érdekében a járvány kitörésével szemben. 

     1. Válságkommunikációs terv kidolgozása

Vészhelyzet esetén egy világos válságkommunikációs terv támogatja a szervezetet, hogy elkerülje a krízist munkavállalóik, vezetőik és ügyfeleik körében, valamint felvértezzék magukat a jó hírnév sérülésével kapcsolatos kockázatokkal szemben. A vállalati krízistervekben a következőket kell meghatározni: 

  • kik az elsődleges vezetők és a helyettesek az üzleti folyamat különböző területein; 
  • kik azok, akik jogosultak döntéseket hozni; 
  • melyek az elfogadható kommunikációs módszerek, időkeretek és értesítési eljárások a szervezeten belül és az üzleti partnerek irányában; 
  • kik tarthatnak kapcsolatot külső szervezetekkel (médiával, szabályozó szervezettel, stb.).

     2. A legfontosabb folyamatok kijelölése, vizsgálata

A válság ideje alatt a vállalatoknak meg kell határozniuk, mely folyamatok kulcsfontosságúak a működés fenntartása szempontjából, és mely folyamatokat lehet ideiglenesen felfüggeszteni. Például egy termelő vállalat egy időre felfüggesztheti, vagy más platformra helyezheti képzési tevékenységét, miközben üzemi rendszerei továbbra is működnek. A szervezeteknek fel kell mérniük, milyen erőforrások szükségesek a kritikus működési folyamatok támogatásához és ezeket hogyan tudják és milyen időtávon biztosítani, fenntartani. Az esetleges külső tényezők, szabályozók, egyéb szervezetek működésének kiesése mennyiben akadályozhatja bizonyos tevékenységek ellátását.

     3. A munkaerőhöz kapcsolódó kérdések, döntések

A szervezeten belüli, legfontosabb folyamatok meghatározásakor a vállalatnak ismernie kell azt a minimális munkaerő-szintet, amellyel az alapvető működése, termelése, vagy szolgáltatása fenntartható. Hasznos lehet olyan munkaerőmátrix kidolgozása, amely körvonalazza az elsődleges és helyettesítő munkaerőt, az egyes szerepekhez tartozó pozícióknak megfelelően. A vállalatoknak fel kell készíteniük azokat a munkavállalókat, akik képesek támogatást nyújtani helyettesként, de esetleg nincs tapasztalatuk olyan konkrét szerepekben, ahol szükséges lehet lépéseket tenniük a későbbiekben. 

A működés fennakadására való felkészülés közben fontos megtervezni a dolgozók esetleges távollétét is (ha ezek a távollétek abból adódnak, hogy a dolgozók megbetegszenek, valamely családtagjuk betegszik meg, kormány- és üzleti intézkedéseket vagy közlekedési korlátozásokat vezetnek be).

     4. Kritikus beszállítói pontok azonosítása

A járvány következtében a vállalatoknak nem csak saját belső rendszerüket kell értékelniük, hanem azt is, hogyan érinti a válság a beszállítókat, és az hogyan érinti magukat a vállalatokat. A vállalatoknak azonosítaniuk kell azokat a beszállítókat, amelyek a kulcsfontosságú üzleti folyamataikhoz kapcsolódnak, azonosítaniuk kell a helyettesítő beszállítókat arra az esetre, ha szükség lesz rájuk, és ki kell dolgozniuk olyan ütemtervet, amely figyelembe veszi a potenciális beszállítók esetleges késéseit.

     5. Távoli munkavégzés alkalmazhatósága és szabályai

A vállalatoknak adott esetben felül kell vizsgálniuk a távmunka esetére vonatkozó szabályaikat és lehetőségeiket. Át kell gondolni mivel jár, ha a munkavállalók számára kötelezővé teszik a távmunkát, vagy éppen a munkavállalók szeretnének otthonról vagy a szokásos munkahelyüktől eltérő helyen dolgozni.

A munkaerőre vonatkozó tervnek meg kell határozni, melyek azok a folyamatok, amelyek akkor is működnek, ha a munkavállalók távmunkában dolgoznak. A szervezeteknek biztosítaniuk kell, hogy a távmunkában dolgozó munkavállalók el tudják érni a szükséges rendszereket és adatokat, a műszaki kapacitás tudja kezelni a megnövekedett igényt a távoli használatra, és az informatikai támogató csapatok a távdolgozók rendelkezésére álljanak.

Mit tegyünk és mit ne tegyünk a COVID-19 második hullámára felkészülő szcenárió tervezésnél?

  1. A vállalati terveket, előrejelzéseket felül kell vizsgálni, hogy azonosítsuk a pénzügyi és fenntarthatósági szempontból kihívást jelentő pontokat. 
  2. Meg kell tenni a megfelelő lépéseket az üzleti tevékenység szükség szerinti átalakítása érdekében, felismerve azt, hogy ahogyan a jövőben működik a cég, az más lesz, mint ahogy jelenleg teszi azt. 
  3. Kommunikáljunk a kiemelt vevőkkel és beszállítókkal, és működjünk szorosabban együtt a járvány időszak átvészelése érdekében, elfogadva azt is, hogy a dolgok egyes esetekben nem a terv szerint haladnak.
  4. Tudatosítani kell, hogy a kihívásokkal közösen kell megbirkóznunk és hangsúlyozni, hogy a felkészülés minden érintett számára megkönnyíti a helyzet kezelését. 
  5. Nem tehetjük meg, hogy visszaállunk ugyanazokra a módszerekre, melyeket korábban alkalmaztunk. A sikerhez elengedhetetlen, hogy elfogadjuk az előállt „új normál” helyzetet. 
  6. A koronavírus járvány egyfajta lehetőség arra, hogy átgondoljuk, hogy tehető üzleti tevékenységünk hatékonyabbá, eredményesebbé és gazdaságosabbá. Hajtsuk végre a szükséges változtatásokat! Rövid távon ezek fájdalmasak lehetnek, idővel azonban megtérül az erőfeszítés. 
  7. Ne hagyjuk figyelmen kívül a visszajelzéseket és tanácsokat, tűnjenek akár negatívnak is! Ha ugyanúgy folytatjuk és homokba dugjuk a fejünket, akkor ugyanazok a problémák folyamatosan visszatérnek majd. 

A fenti általános alapelveken és a széleskörű áttekintésen túl érdemes a kiszervezett megoldások irányába is kitekinteniük a cégeknek. Felmerülhet, hogy a főtevékenységhez nem szorosan kapcsolódó területeken az outsourcing lehet a hatékony megoldás a társaság számára. 

Ha a pénzügyi adminisztrációját digitalizálná, kiszervezné,
van rá megoldásunk!

Forrás: Risk and resilience – top tips for business scenario planning

    Kapcsolódó bejegyzéseink

    Érdeklik az adó- és munkajogi változások?

    Iratkozzon fel hírlevelünkre, és legyen mindig naprakész!

    Feliratkozom